التوثيق الالكتروني

التوثيق الالكتروني .. ضرورة لكل جهة عمل
بقلم م.احمد المهدى المجدوب

التوثيق الالكتروني أو ما يطلق عليه التوثيق باستخدام التقنيات الحديثة التى تستخدم فى نقل وحفظ صورة طبق الاصل لمحتوى اية وثيقة باستخدام التقنية الرقمية بحيث يمكن الرجوع الى ذلك فى اى وقت وبطريقة او اكثر من طرق البحث المتعارف عليها دوليا. وبالتالى المساهمة فى وضع حلول لمشاكل المحتويات الورقية للوثائق التى تتعدد انواعها والتى من اهمها:-
• القوانين والقرارات واللوائح والنظم
• المراسلات
• الوثائق المالية (صكوك – فواتير – اسهم (
• المذكرات
• الرسومات الفنية
• البطاقات
• كتيبات التشغيل والصيانة
• الوثائق الشخصية
وقد يكون من المفيد التعريج على مصادر المحتويات الورقية والتي يتعامل معها الجميع والتى تعتبر المصادر الرئيسية لما يتم التعامل معه من وثائق، وهذه المصادر تتمثل اساسا فى الاتى:-
 المراسلات الواردة وصور المراسلات الصادرة
 البريد المصور والبريد الالكترونى (بعد طباعته على الورق)
 القرارات
 المذكرات والتقارير والمحاضر بجميع انواعها
 الفواتير والنماذج
 الدراسات والبحوث
 المطبوعات وخاصة منها الصحف والمجلات والدوريات
 مستندات ما قبل التعاقد على المشروعات
 مستندات تنفيذ المشروعات
 المستندات الفنية
 العقود والاتفاقيات والقوانين واللوائح
 مذكرات داخلية وسجلات وارشادات وتعليمات وطلبات وكتب ومراجع وكاتالوجات وما الى ذلك.
ومن بين المشاكل المتعلقة بالمعلومات المدونة على الورق الآتي-
• كميات كبيرة من الورق بحاجة لاماكن تخزين.
• تصنيف الملفات وتعدد واختلاف ذلك من جهة الى اخرى .
• كميات الورق تتعاظم وتزداد كل يوم والاحتفاظ بنفس النسخ في عدة أماكن بجهة العمل الواحدة.
• إنتاج العديد من النسخ من الوثيقة الواحدة ومشاكل ذلك من تصوير وطباعة ونسخ .
• الاسترجاع والبحث والمراجعة من العمليات التى تاخذ وقتا طويلا يزداد ذلك الوقت مع زيادة حجم الوثائق .
• مع زيادة الورق المراد حفظه تقل المساحات والفراغات التى يمكن استغلالها والاستفادة منها بالمكاتب .
• تزداد المشاكل مع زيادة عدم استقرار العمالة وزيادة دورانه وخصوصا منها تلك المتخصصة فى مجالات التوثيق
• يتم الاحتفاظ بوثائق لمدة طويلة دون الحاجة إليها أو إمكانية الاستفادة منها وهناك حجرات ومخازن وسراديب مليئة بالملفات التى عمرها عشرات السنوات واصبحت تشكل عبئا ومشاكل كبيرة على جهات عدة.
• ضياع الوثائق واختفائها بين الملفات وفى الادراج وفى اماكن التخزين.
ولو حاولنا تعديد الوسائط التى يتم التوثيق عليها أو بها لوجدناها لا تخرج عن الآتي:-
 ذاكرة الإنسان
 الورق
 الأشرطة المرئية والمسموعة والحاسوبية
 الاشرطة الدقيقة
 اسطوانات الحاسوب:
وقبل ذكر متطلبات او اهداف التوثيق الالكترونى لنتعرف على الخطوات المطلوب العمل بها في مجال تقليل الأوراق في بيئة العمل اليومية:-
 تفعيل شبكات المعلومات الداخلية ان وجدت واستخدام البريد الإلكتروني بأكبر قدر مستطاع وبالتالي وضع آليات لتبادل المراسلات داخل جهة العمل إلكترونياً.
 توزيع التعليمات والتشريعات إلكترونياً.
 استلام المخططات النهائية للمشروعات من المقاولين والإستشاريين إلكترونياً.
 العمل على الاحتفاظ بنسخة واحدة من الوثائق الورقية المهمة مع أهمية الأخذ بعين الاعتبار إدخالها إلى الحاسوب عن طريق الماسحة الضوئية وحفظها إلكترونياً.
وللاتجاه إلى استخدام التوثيق الالكترونى لنطلع معا على الأهداف الرئيسية للتوثيق الإلكتروني:
1. توفير المساحات المكتبية المستغلة لتخزين الملفات الورقية.
2. توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق، السرقة، ضياع مستندات، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.
3. سهولة إسترجاع الوثائق المطلوبة وذلك بإستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث.
4. إمكانية البحث في محتوى الوثائق عبر التكشيف أو بإستخدام تقنياتOCR .
5. سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج جهة العمل.
6. إتاحة الوثائق للإطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت باستخدام الشبكات الإلكترونية.
7. إعادة النظر في محتويات الملفات وإزالة الوثائق المتكررة وغير الضرورية.
وهذه الأهداف تستحق الوقوف عندها والتفكير فيها وخاصة اذا عرفنا ان الاحتاجات من معدات وبرمجيات التوثيق الالكتروني ليست بتلك المكلفة مقارنة بما تحققه من حلول وفوائد. وعلى سبيل المثال نذكر فيما بعد مكونات منظومة تكفى احتياجات التوثيق لجهة عمل صغيرة ويمكن البدء بها ثم تطويرها وزيادة مكوناتها وتغير إحداها بأخرى أحدث ذات قدرات وامكانيات ودالات أكثر.
أولا:- المعدات منها:-
 حاسوب مكون من معالج حديث وسريع ( على سبيل المثال 2.4 Ghz)
 اسطوانة صلبة ذات سعة كبيرة ( على سبيل المثال 100 Gb)
 لوحة مفاتيح وفأرة
 ماسحة ضوئية ملونة ( A3)
 اسطوانة مدمجة من نوع الكتابة والقراءة
 اسطوانة منقولة ( على سبيل المثال Mobile-disk 1 Gb - )
 طابعة ليزرية حديثة وسريعة
ثانيا: البرمجيات :-
برمجيات جاهزة منها :-
 برنامج تشغيل للحاسوب ( Windows xp)
 منظومة النوافذ ( Office 2003)
 برنامج ناشر مكتبي
 برنامج التعرف على الحروف العربية
 برنامج ضغط وفك الضغط للبيانات والمعلومات
 منظومة توثيق تتمشى مع احتياجات جهة العمل
ونظرا لان المجال لا يسمح بالدخول فى التفاصيل ولكن من المهم معرفة بصورة واضحة:-
- ماذا نريد من التوثيق الالكتروني؟
- في ماذا سيتم استخدام التوثيق الالكتروني؟
- أين سيتم استخدام التوثيق الالكتروني؟
- من سيقوم بالتوثيق الالكتروني؟
- كيف سيتم التوثيق الالكتروني؟